Pengelolaan administrasi di perkantoran dewasa ini semakin berkembang dengan adanya pemanfaatan teknologi dan aplikasi tertentu, memudahkan pengelola admiistrasi dalam melakukan tugas administrasi demi kelancaran tugas dan fungsi suatu lembaga atau organisasi baik swasta ataupun organisasi pemerintahan.  BPMP Prov. NTB sebagai UPT. Pusat Dirjen Paud,Dikdasmen Kemdikristekdikti dalam pengelolaan administrasinya mengacu pada aturan dan ketentuan yang berlaku seperti: Undang-Undang Republik Indonesia No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN): Undang-undang ini mengatur tata kelola dan manajemen ASN di Indonesia, termasuk dalam hal ketatalaksanaan, transparansi, akuntabilitas, dan penguatan kapasitas aparatur, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah: Peraturan ini memberikan pedoman tentang struktur organisasi, tugas, fungsi, dan kewenangan perangkat daerah, termasuk dalam hal ketatalaksanaan dan pengelolaan administrasi, Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 tentang Revitalisasi dan Optimalisasi Kinerja Perangkat Daerah: Instruksi ini memberikan arahan kepada perangkat daerah, termasuk Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, untuk melakukan revitalisasi dan optimalisasi kinerja, termasuk upaya penguatan ketatalaksanaan dan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 4 Tahun 2019 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Administrasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan: Peraturan ini mengatur tata cara penyelenggaraan administrasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, termasuk prosedur administrasi, standar operasional prosedur, dan penggunaan teknologi informasi.

Pengelolaan administrasi di BPMP Prov. NTB melibatkan berbagai proses seperti pengiriman surat, penerimaan dokumen, pengarsipan, dan komunikasi internal. Tradisionalnya, proses ini dilakukan secara manual, yang seringkali membutuhkan waktu dan tenaga yang besar serta rentan terhadap kesalahan manusia. Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi, BPMP Prov. NTB telah mengadopsi Sistem Naskah Dinas Elektronik (Sinde) sebagai solusi yang dapat mempercepat dan menyederhanakan proses administrasi.

Salah satu program reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan adalah penguatan ketatalaksanaan. Dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi yang aman dan andal, penguatan ketatalaksaaan diharapkan dapat mendukung terciptanya layanan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Layanan persuratan adalah salah satu sasaran penguatan ketatalaksanaan  Layanan persuratan diharapkan dapat dilakukan dengan cepat yang tidak terbatas oleh waktu dan tempat.  Permendikbud Nomor 2 Tahun 2019 telah mendefinisikan bahwa aplikasi persuratan yang dikembangkan untuk mengelola naskah dinas elektronik di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan adalah Sistem Naskah Dinas Elektronik disingkat SINDE. Pada aplikasi SINDE, terdapat penilaian skor aktivitas satker yaitu pengukuran keaktifan satker dengan melihat ketertiban penginputan surat masuk dan pengambilan nomor surat keluar serta gabungan skor aktivitas personal seluruh pengguna di dalam satu satker

Balai Penjaminan Mutu Pendidikan (BPMP Prov. NTB) adalah lembaga yang bertanggung jawab dalam memastikan kualitas pendidikan di suatu wilayah. Sebagai lembaga yang mengelola berbagai kegiatan administratif, BPMP Prov. NTB perlu memperhatikan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan administrasi internal. Tradisionalnya, proses administrasi dilakukan secara manual menggunakan surat-surat resmi, yang seringkali memakan waktu, tenaga, dan sumber daya yang signifikan.

Dalam era digital dan kemajuan teknologi informasi, penggunaan Sistem Naskah Dinas Elektronik (Sinde) telah menjadi alternatif yang efektif untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi internal di BPMP Prov. NTB. Sinde merupakan sistem yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk mengelola naskah dinas secara elektronik, menggantikan metode tradisional yang memerlukan penggunaan kertas, pencetakan, dan pengiriman fisik.

Sinde merupakan sistem yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk mengelola naskah dinas secara elektronik. BPMP Prov. NTB telah mengimplementasikan Sinde sebagai platform utama dalam pengelolaan administrasi internal. Sistem ini mencakup beberapa fitur penting seperti pengarsipan elektronik, pengiriman naskah secara elektronik, tracking status naskah, dan kolaborasi dalam penyusunan dokumen. Dalam penggunaan Sinde, setiap naskah dinas di BPMP Prov. NTB dibuat dan dikirim secara elektronik melalui platform yang telah disediakan. Setiap langkah dalam proses administrasi, mulai dari persetujuan, penomoran, penandatanganan, hingga distribusi, dilakukan secara digital. Hal ini memungkinkan para pengguna untuk melacak status naskah dengan mudah, menghindari kehilangan dokumen, serta mempercepat waktu respon dalam tindak lanjut.

Dalam pemanfaatan Sinde di BPMP Prov. NTB, terdapat beberapa alasan yang mendasari penggunaan sistem ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi internal:

–       Efisiensi Waktu: Penggunaan Sinde memungkinkan pengiriman naskah dinas secara elektronik dengan cepat dan efisien. Dokumen dapat dikirim langsung ke penerima dengan hanya beberapa klik, menghilangkan keterlambatan yang mungkin terjadi dalam pengiriman surat fisik. Hal ini menghemat waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk pengiriman manual dan mengurangi waktu respon yang diperlukan dalam tindak lanjut administratif.

–       Pengurangan Biaya: Menggunakan Sinde dalam administrasi internal BPMP Prov. NTB dapat mengurangi biaya yang terkait dengan penggunaan kertas, pencetakan, pengiriman fisik, dan pengarsipan dokumen. Penggunaan Sinde juga mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, sehingga menghemat biaya pemulihan atau penggantian dokumen yang hilang.

–       Aksesibilitas dan Pencarian Data: Dalam Sinde, dokumen-dokumen administrasi dapat disimpan dalam format elektronik dan diarsipkan dengan rapi. Ini memudahkan pengguna untuk mengakses dan mencari dokumen yang diperlukan dengan cepat melalui sistem pencarian yang terintegrasi. Tidak perlu lagi mencari dokumen secara manual di berkas fisik yang memakan waktu dan dapat menyulitkan.

–       Kolaborasi dan Koordinasi: Sinde memungkinkan kolaborasi tim yang lebih baik dalam penyusunan dan peninjauan naskah dinas. Tim dapat bekerja secara simultan pada dokumen yang sama, memberikan komentar, dan melakukan revisi secara elektronik. Hal ini meningkatkan efektivitas komunikasi internal dan koordinasi antara anggota tim.

Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi internal, pemanfaatan Sinde di BPMP Prov. NTB menjadi langkah yang penting. Dengan mengadopsi teknologi digital ini, BPMP Prov. NTB dapat mengoptimalkan pengelolaan dokumen, mengurangi keterlambatan, meningkatkan aksesibilitas dan kolaborasi, serta menghemat biaya.

Pemanfaatan Sinde di BPMP Prov. NTB memiliki manfaat dan dampak positif yang signifikan dalam pengelolaan administrasi internal :

1.     Sinde meningkatkan efisiensi waktu dalam proses administrasi. Dengan penggunaan naskah dinas elektronik, pengiriman dan tindak lanjut dapat dilakukan secara instan, mengurangi keterlambatan dalam komunikasi dan pengambilan keputusan.

2.     Sinde juga meningkatkan efektivitas administrasi di BPMP Prov. NTB. Proses pengarsipan elektronik memungkinkan akses yang lebih mudah dan cepat terhadap dokumen yang disimpan. Hal ini membantu meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan, meningkatkan akurasi data, dan memfasilitasi kolaborasi tim dalam penyusunan dokumen.

3.     Pemanfaatan Sinde juga memiliki dampak positif dalam penghematan biaya dan pengurangan penggunaan kertas. Dengan menggunakan naskah dinas elektronik, BPMP Prov. NTB dapat mengurangi penggunaan kertas secara signifikan. Hal ini tidak hanya membantu mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian dan pemrosesan kertas, tetapi juga berkontribusi pada upaya pelestarian lingkungan dengan mengurangi dampak negatif terhadap deforestasi.

Selain manfaat langsung yang telah disebutkan di atas, penggunaan Sinde dalam pengelolaan administrasi internal di BPMP Prov NTB juga memberikan beberapa manfaat tambahan. Pertama, Sinde memungkinkan BPMP Prov.. NTB untuk memiliki arsip yang lebih teratur dan terorganisir. Dokumen-dokumen administrasi dapat disimpan dalam format elektronik dan diindeks dengan baik, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan informasi yang diperlukan. Kedua, Sinde juga membantu mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen. Dalam pengelolaan surat dan dokumen fisik, ada kemungkinan dokumen hilang, rusak, atau tertukar. Namun, dengan menggunakan Sinde, dokumen disimpan secara elektronik dan diarsipkan dengan baik, mengurangi risiko tersebut dan memberikan keamanan terhadap dokumen-dokumen penting. Ketiga, Sinde juga mendukung kolaborasi yang lebih baik di antara anggota tim dalam penyusunan dan peninjauan dokumen. Melalui Sinde, anggota tim dapat bekerja secara simultan pada dokumen yang sama, memberikan komentar, melakukan revisi, dan berbagi informasi secara efisien. Hal ini meningkatkan koordinasi dan produktivitas tim dalam menjalankan tugas-tugas administrasi.

Secara keseluruhan, pemanfaatan Sinde di BPMP Prov. NTB memiliki manfaat dan dampak positif yang signifikan dalam pengelolaan administrasi internal. Dalam meningkatkan efisiensi waktu, efektivitas administrasi, penghematan biaya, dan pengurangan penggunaan kertas, Sinde membantu BPMP Prov. NTB untuk menjadi lebih efisien, efektif, dan berkelanjutan dalam menjalankan tugas dan fungsi administratifnya.

Dalam mengimplementasikan Pemanfaatan Sistem Naskah Dinas Elektronik (Sinde) di BPMP Provinsi NTB, dapat disimpulkan bahwa langkah ini telah membawa dampak positif dalam pengelolaan administrasi internal. Sinde telah berhasil meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses administrasi di BPMP Provinsi NTB. Pertama, Sinde telah menghasilkan efisiensi waktu yang signifikan dalam proses administrasi. Dengan adanya Sinde, pengiriman dan tindak lanjut terhadap naskah dinas dapat dilakukan secara instan, mengurangi keterlambatan dalam komunikasi dan pengambilan keputusan. Hal ini menghindarkan BPMP dari kehilangan momentum dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Selanjutnya, Sinde juga telah meningkatkan efektivitas administrasi di BPMP Provinsi NTB. Pengarsipan elektronik memudahkan akses terhadap dokumen yang disimpan, membantu meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan, meningkatkan akurasi data, dan memfasilitasi kolaborasi tim dalam penyusunan dokumen. Kemampuan Sinde untuk memungkinkan kolaborasi tim dalam penyusunan dokumen memberikan kontribusi positif terhadap produktivitas dan koordinasi di dalam BPMP.

Penggunaan Sinde di BPMP Provinsi NTB merupakan langkah yang tepat dalam meningkatkan pengelolaan administrasi yang efisien, akurat, dan responsif. Dengan memanfaatkan teknologi Sinde, BPMP dapat mengoptimalkan proses administrasi, menghemat waktu, dan mengurangi risiko terkait pengelolaan dokumen fisik. Selain itu, Sinde juga berpotensi untuk mendukung transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas.

Secara keseluruhan, pemanfaatan Sinde di BPMP Provinsi NTB telah membawa dampak positif dalam pengelolaan administrasi internal. Langkah ini memberikan manfaat berupa efisiensi waktu, efektivitas administrasi, kolaborasi tim yang lebih baik, serta penghematan biaya dan pengurangan penggunaan kertas. Dengan adopsi Sinde, BPMP Provinsi NTB telah bergerak maju dalam meningkatkan pengelolaan administrasi yang efisien, akurat, dan responsif untuk mencapai tujuan dan tugas-tugasnya dengan lebih baik.