Pendahuluan

Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang memiliki nilai penting bagi penyelenggaraan pemerintahan, akuntabilitas, perlindungan hak, serta memori kolektif. Dalam lingkungan pemerintahan daerah, arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administratif, tetapi juga menjadi bukti pertanggungjawaban atas pelaksanaan kewenangan dan pelayanan publik. Karena itu, keutuhan, keaslian, keamanan, dan ketersediaan arsip perlu dijaga sepanjang siklus hidupnya.

Perkembangan teknologi informasi mendorong lembaga kearsipan melakukan alih media dari arsip berbentuk fisik ke bentuk digital. Digitalisasi memberikan peluang untuk memperluas akses, mempercepat temu kembali, serta mengurangi frekuensi penggunaan arsip asli yang rentan mengalami kerusakan. Namun, arsip digital juga memiliki kerentanan tersendiri karena mudah disalin, dipindahkan, atau dimodifikasi. Tanpa prosedur dan mekanisme pengesahan yang memadai, hasil alih media berisiko menimbulkan keraguan terhadap keaslian dan keutuhan informasinya.

Kondisi tersebut menjadi perhatian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Musi Banyuasin. Berdasarkan Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal Tahun 2024 yang diterbitkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), nilai Tingkat Digitalisasi Arsip (TDA) Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin tercatat sebesar 86,64 dan berada pada peringkat kedua kabupaten/kota se-Sumatera Selatan. Capaian tersebut menunjukkan adanya modal kinerja, sekaligus ruang perbaikan agar digitalisasi arsip dan penyelamatan arsip dapat dilaksanakan secara lebih optimal.

Sebagai respons atas kebutuhan tersebut, Citra Pronika menginisiasi aksi perubahan “Legalitas Alih Media Arsip Digital (Legal Metal) untuk Mendukung Keamanan Arsip pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Musi Banyuasin”. Inovasi ini menghubungkan prosedur alih media dan legalitas arsip digital melalui Aplikasi SRIKANDI, serta publikasi arsip melalui Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Artikel ini menguraikan masalah yang melatarbelakangi inovasi, tahapan implementasi, hasil yang dilaporkan, kontribusi terhadap kinerja organisasi, serta agenda keberlanjutannya.

Permasalahan dan Urgensi Aksi Perubahan

Sebelum aksi perubahan dilaksanakan, proses alih media arsip telah dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Musi Banyuasin. Akan tetapi, legalitas terhadap arsip hasil alih media belum diterapkan secara optimal. Situasi tersebut menimbulkan risiko terhadap jaminan keaslian dan keamanan arsip digital. Di sisi lain, arsip statis yang telah dialihmediakan belum seluruhnya terhubung dengan kanal publikasi kearsipan nasional.

Identifikasi isu dalam laporan aksi perubahan menggunakan analisis APKL (Aktual, Problematik, Khalayak, dan Layak). Isu tingkat digitalisasi arsip serta penyelamatan arsip Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin yang belum maksimal memperoleh skor 20 dan menempati peringkat pertama. Isu proses akuisisi arsip statis yang belum maksimal memperoleh skor 18, sedangkan isu kemandirian penggunaan SIKN dan JIKN memperoleh skor 15. Hasil tersebut menjadi dasar pemilihan isu utama.

Analisis penyebab melalui diagram fishbone mengelompokkan faktor permasalahan ke dalam aspek manusia, metode, lingkungan, dan sarana/mesin. Faktor yang dicatat antara lain belum tersedianya tenaga teknologi informasi secara memadai, jumlah sumber daya manusia kearsipan yang terbatas, proses alih media yang belum disertai legalitas, arsip statis yang belum diunggah ke SIKN dan JIKN, serta infrastruktur digital kearsipan yang belum memadai. Dengan demikian, persoalan tidak cukup diselesaikan melalui pengadaan teknologi, tetapi memerlukan pembakuan prosedur, pembagian peran, peningkatan kapasitas, dan koordinasi lintas perangkat daerah.

Konsep Legalitas Alih Media Arsip Digital

Legalitas alih media arsip digital dalam aksi perubahan ini dipahami sebagai upaya memastikan bahwa arsip hasil alih media diproses melalui tahapan yang dapat dipertanggungjawabkan dan memperoleh tanda legalitas melalui mekanisme yang ditetapkan. Secara substantif, proses tersebut perlu memperhatikan keaslian (authenticity), keutuhan (integrity), keandalan (reliability), dan keteraksesan (usability) arsip. Pencatatan proses, metadata, verifikasi, serta dokumentasi alih media menjadi bagian penting untuk menjaga jejak pertanggungjawaban.

Aksi perubahan memanfaatkan tiga aplikasi dengan fungsi yang saling melengkapi. SRIKANDI digunakan dalam proses registrasi, verifikasi, persetujuan, dan penandatanganan arsip digital. SIKN dan JIKN dimanfaatkan untuk mendistribusikan atau mempublikasikan arsip digital yang telah diproses. Penggunaan aplikasi tersebut ditempatkan dalam kerangka prosedur operasional standar (SOP) agar pelaksanaan tidak bergantung semata-mata pada kebiasaan masing-masing petugas.

Landasan prosedural yang dicantumkan dalam SOP Legalitas Alih Media Arsip Digital antara lain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Statis dengan Metode Konversi, Peraturan Daerah Kabupaten Musi Banyuasin Nomor 20 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, serta peraturan bupati terkait klasifikasi keamanan dan akses arsip, SPBE, akuisisi arsip statis, dan alih media arsip.

Pelaksanaan Aksi Perubahan

Implementasi jangka pendek dilaksanakan dalam rentang dua bulan, mulai minggu pertama Mei sampai minggu keempat Juni 2025. Tahap awal dilakukan melalui konsultasi dan koordinasi dengan mentor dan coach. Pada 9 Mei 2025, project leader melapor kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Musi Banyuasin untuk memperoleh arahan, dukungan, dan persetujuan pembentukan tim efektif. Pada tanggal yang sama dilaksanakan rapat internal untuk membagi tugas dan menyusun agenda kerja.

Tim kerja kemudian ditetapkan melalui Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Musi Banyuasin Nomor B-000.5.1/7/KPTS-DPK/2025 tanggal 14 Mei 2025. Struktur tim terdiri atas penanggung jawab, ketua, sekretaris, dan anggota/PIC yang menangani alih media arsip, penggunaan SRIKANDI, serta publikasi melalui SIKN dan JIKN. Pembagian peran ini memperjelas tanggung jawab pelaksanaan dan jalur koordinasi.

Pada 16 Mei 2025, tim efektif kembali melakukan rapat untuk membahas tahapan teknis. Agenda yang disepakati mencakup simulasi atau uji coba SOP, penyiapan arsip statis yang telah diakuisisi, pelaksanaan alih media sesuai SOP, pencatatan hasil uji coba, dan pelaporan kepada mentor. Selanjutnya, SOP Legalitas Alih Media Arsip Digital disusun dan ditetapkan dengan nomor B-000.5.1/331/DPK/2025, dibuat pada 9 Mei 2025 dan efektif pada 14 Mei 2025.

Pelaksanaan kegiatan Legal Metal pada 22 Mei 2025 dilakukan dengan menyiapkan arsip statis terpilih, melakukan alih media sesuai SOP, meregistrasikan arsip digital ke dalam SRIKANDI, melaksanakan verifikasi, serta menyetujui dan menandatangani arsip digital melalui aplikasi tersebut. Arsip yang telah diproses selanjutnya didistribusikan melalui SIKN dan JIKN. Tahapan ini membentuk alur kerja dari pemilahan arsip sampai dengan publikasi, sehingga legalitas dan akses terhadap arsip ditempatkan dalam satu rangkaian proses.

Pada minggu keempat Juni 2025, dilakukan sosialisasi secara daring kepada perangkat daerah terkait. Persiapan meliputi surat undangan, tautan pertemuan, daftar hadir, dan bahan sosialisasi. Laporan aksi perubahan juga mencatat kegiatan pendampingan terkait SIKN dan JIKN melalui penugasan kepada tim. Komunikasi pelaksanaan didukung grup WhatsApp Pengelolaan Arsip Digital yang melibatkan tim pengelola Legal Metal dan admin aplikasi terkait.

Hasil Implementasi dan Kontribusi terhadap Kinerja Organisasi

Hasil implementasi yang dapat diidentifikasi dari laporan adalah tersusunnya dan berlakunya SOP Legalitas Alih Media Arsip Digital; terbentuknya tim kerja melalui keputusan kepala dinas; terlaksananya rapat koordinasi dan simulasi/uji coba SOP; dimulainya penerapan registrasi, verifikasi, persetujuan, serta penandatanganan arsip digital melalui SRIKANDI; dan pelaksanaan publikasi arsip melalui SIKN dan JIKN. Selain itu, sosialisasi daring dan pendampingan menjadi instrumen untuk memperluas pemahaman serta mendorong adopsi proses oleh perangkat daerah.

Dari perspektif tata kelola, kontribusi utama Legal Metal terletak pada pembakuan proses. Sebelum inovasi, legalitas alih media belum dilaksanakan secara optimal. Melalui SOP dan pembagian tugas tim, proses menjadi lebih terarah, terdokumentasi, dan memiliki penanggung jawab. Integrasi pemanfaatan SRIKANDI, SIKN, dan JIKN juga menghubungkan aspek pengendalian internal dengan akses informasi kearsipan.

Inovasi ini berpotensi memperkuat perlindungan arsip sebagai bukti akuntabilitas pemerintahan sekaligus mendukung hak masyarakat untuk memperoleh informasi. Publikasi arsip statis melalui SIKN dan JIKN dapat memperluas akses terhadap informasi yang terbuka, sementara pengelolaan dan legalitas alih media membantu mengurangi ketergantungan pada penggunaan fisik arsip asli. Dengan demikian, nilai manfaatnya mencakup keamanan, pelestarian, transparansi, dan peningkatan kualitas layanan kearsipan.

Meskipun demikian, laporan implementasi tidak menyajikan angka jumlah arsip yang telah dilegalisasi atau jumlah arsip yang berhasil dipublikasikan, maupun nilai TDA setelah pelaksanaan aksi perubahan. Oleh sebab itu, capaian yang dapat dinyatakan secara faktual dalam artikel ini adalah capaian proses dan keluaran kelembagaan tersebut. Peningkatan nilai TDA, penghematan biaya, dan peningkatan kepuasan masyarakat tetap perlu dibuktikan melalui pengukuran lanjutan, bukan diasumsikan sebagai dampak yang telah tercapai.

Tantangan dan Strategi Keberlanjutan

Pelaksanaan Legal Metal menghadapi tantangan yang telah diidentifikasi dalam laporan, yaitu arsip statis di depo lembaga kearsipan yang belum dialihmediakan dan diberi tanda legalitas, proses akuisisi arsip statis yang belum maksimal, serta arsip yang telah dialihmediakan tetapi belum diunggah ke SIKN/JIKN. Tantangan tersebut berkaitan dengan ketersediaan arsip, kapasitas sumber daya manusia, koordinasi antarunit, dan kesiapan infrastruktur.

Strategi keberlanjutan diarahkan pada perluasan akuisisi arsip dan pendampingan SIKN/JIKN kepada seluruh perangkat daerah pada Juli sampai Desember 2025, disertai monitoring pelaksanaan. Dalam jangka panjang, periode Januari 2026 sampai Januari 2027 diarahkan pada pemantauan agar seluruh perangkat daerah dapat menggunakan SIKN dan JIKN secara mandiri. Laporan juga menekankan pentingnya komitmen pimpinan, pengumpulan umpan balik, publikasi berkala, kemitraan dengan pencipta arsip, jejaring pengelola arsip digital antarperangkat daerah, serta audit dan evaluasi berkala.

Agar keberlanjutan dapat dinilai secara objektif, organisasi perlu menetapkan indikator monitoring yang terukur, antara lain jumlah arsip statis yang telah diidentifikasi, jumlah arsip yang selesai dialihmediakan dan memperoleh legalitas, jumlah arsip yang dipublikasikan melalui SIKN/JIKN, jumlah perangkat daerah yang aktif, kepatuhan terhadap SOP, serta hasil evaluasi keamanan dan aksesibilitas. Indikator tersebut merupakan rekomendasi pengukuran lanjutan dan perlu ditetapkan secara resmi oleh organisasi.

Penutup

Aksi perubahan Legal Metal merupakan inovasi tata kelola kearsipan yang mengintegrasikan pembakuan prosedur, penguatan tim kerja, pemanfaatan aplikasi, sosialisasi, dan pendampingan. Implementasi pada Mei sampai dengan Juni 2025 menghasilkan landasan operasional berupa SOP, tim kerja, pelaksanaan simulasi dan proses legalitas arsip digital melalui SRIKANDI, serta publikasi melalui SIKN dan JIKN. Inovasi ini menjawab kebutuhan untuk menjaga keaslian dan keamanan arsip digital sekaligus memperluas akses terhadap arsip yang terbuka.

Keberhasilan jangka panjang tidak hanya ditentukan oleh tersedianya aplikasi dan SOP, tetapi juga oleh konsistensi pelaksanaan, kecukupan kompetensi pengelola, akuisisi arsip yang berkelanjutan, dukungan pimpinan, serta monitoring berbasis indikator. Pengukuran kuantitatif terhadap jumlah arsip yang diproses dan perubahan nilai TDA diperlukan untuk memastikan kontribusi Legal Metal terhadap kinerja organisasi dapat dibuktikan secara berkelanjutan.

Referensi

Pemerintah Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pemerintah Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Statis dengan Metode Konversi.

Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin. (2016). Peraturan Daerah Kabupaten Musi Banyuasin Nomor 20 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin. (2019). Peraturan Bupati Musi Banyuasin Nomor 14 Tahun 2019 tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.

Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin. (2021). Peraturan Bupati Musi Banyuasin Nomor 41 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.

Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin. (2021). Peraturan Bupati Musi Banyuasin Nomor 42 Tahun 2021 tentang Pedoman Akuisisi Arsip Statis.

Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin. (2021). Peraturan Bupati Musi Banyuasin Nomor 44 Tahun 2021 tentang Pedoman Alih Media Arsip.

Pronika, C. (2025). Laporan Implementasi Aksi Perubahan Kinerja Organisasi: Legalitas Alih Media Arsip Digital (Legal Metal) untuk Mendukung Keamanan Arsip pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Musi Banyuasin. Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan II, BPSDMD Provinsi Sumatera Selatan.