Program digitalisai sekolah menjadi tuntutan memasuki era revolusi industri 4.0 serta untuk memenuhi Nawa Cita ketiga, yakni “Membangun Indonesia dari Pinggiran dengan Memperkuat Daerah dan Desa dalam Kerangka Negara Kesatuan”, dalam rangka implementasi program percepatan digitalisasi sekolah, Kemendikbudristek menyediakan berbagai sumber belajar dan sumber informasi. Kemdikbudristek dalam percepatan digitalisasi sekolah salah satunya menyediakan platform akun @belajar.id untuk mendukung kegiatan pembelajaran. Pada prinsipnya program digitalisasi ini juga sejalan dengan Visi dan Misi SMA Negeri 5 Sekayu, dan mendukung program gubernur Sumatera Selatan menjadi Smart City.

Akun belajar.id merupakan akun elektronik dengan domain belajar.id yang diterbitkan Kemendikbudristek. Akun belajar.id dapat digunakan peserta didik, pendidik, dan tenaga kependidikan sebagai akun untuk mengakses aplikasi pembelajaran berbasis elektronik. Akun belajar yang disediakan pemerintah ini memiliki banyak fitur yang dapat digunakan. Salah satu fitur adalah drive penyimpanan yang tidak terbatas dapat. Pada dasarnya drive ini tidak hanya dapat dimanfaatkan pendidik dalam proses belajar mengajar. Di samping itu pengadmisnistrasian bagian ketatausahaan. Dengan demikian digitalisasi arsip diharapkan dapat menunjang kegiatan sekolah lainya. Sehingga secara komprehensif memberikan kemudahan akses dan percepatan akselerasi tidak hanya pembelajaran. Akan tetapi juga di bidang lain seperti ketatausahaan.  Karena digitalisasi pengadministrasian seperti pengarsipan bidang ketatausahaan sebagai bentuk pengelolaan organisasi sekolah.

Pengelolan organisasi yang baik sangat diperlukan oleh suatu organisasi termasuk Sekolah. Salah satu upaya mempercepat pengelolaan organisasi dengan digitaalisasi. Digitalisasi itu sendiri menurut Atmoko dalam Daniella (2018) merupakan suatu proses mengalih media informasi analog ke media digital. Proses digitalisasi arsip harus dipahami setiap tahapannya oleh pengelola arsip, tidak hanya sekedar melakukan pemindaian arsip atau dokumen, tetapi juga harus memperhatikan proses pencarian arsip yang mudah dan efisien agar arsip dapat didistribusikan cepat kepada yang membutuhkan (Sholeh & Hartono, dalam Sumarno 2021). Sejalan dengan ini SMA Negeri 5 Sekayu melaksanakan digitalisasi pengarsipan surat dan penyimpanan data guru dan pegawai menggunakan akun belajar@id.

Program digitalisasi pengarsipan SMA Negeri 5 Sekayu ternyata sangat bermanfaat untuk mengatasi masalah pengarsipan. Sebagai upaya mengatasi seringnya kehilangan arsip, masalah penyimpanan arsip disebabkan bertambah jumlah guru dan pegawai dan jumlah arsip, akses pengumpulan data sering terlambat. Proses pindah yang terjadi dalam beberapa tahun terakhir menyebabkan hilangnya arsip yang ada, juga beberapa kelalaian lain yang sering terjadi menyebabkan kesulitan menemukan arsip yang dibutuhkan. Selain itu di era digital sekarang dimana kecepatan pemenuhan data sangat dibutuhkan. Selain drive penyimpanan akun pembelajaran ini memuat berbagai aplikasi google classroom, google meet, google form, dan jamboard. Pengajar ataupun peserta didik juga bisa membuat file dengan memanfaatkan google docs, sheets, dan juga slides.  File yang dibuat dengan aplikasi tersebut otomatis tersimpan pada menu drive.

Program arsip dilaksanakan SMA Negeri 5 Sekayu dengan pendekatan PDCRF (Plan do check reflection follow up) mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan refleksi serta tindak lanjut. Tahapan ini dalam upaya untuk mendapatkan hasil yang optimal. Karena pengarsipan di sekolah terus berlangsung sehingga jumlah arsip yang ada akan terus berkembang. Sehingga program digitalisasi sangat diperlukan. Dari hasil pelaksanakan program pengarsipan digital berbasis web menggunakan akun belajar.id kemdikbudristek memiliki kelebihan sebagai berikut: 1) Data bebas virus karena berbasis web; 2) Terhindar dari data kehilangan dan kerusakan; 3) Kemungkinan Server down kecil; 4) akses data lebih mudah: kebutuhan data dapat dipenuhi tidak dipengaruhi waktu dan tempat; 5) lebih hemat dan mudah dalam penyimpanan. Pelaksanaan program ini memiliki kendala menyangkut sumberdaya manusia yang ada seperti kurang paham dan kurang motivasi belajar teknologi berbasis web. Adapun kendala pelaksanaan lain arsip digital yaitu: Ketergantungan pada akses listrik, internet, dan sumber daya sarana, Namun demikian melalui pelaksanaan program kegiatan pengarsipan yang dilaksanakan sangat bemanfaat bagi sekolah.

Daftar Pustaka

Dienella, Dewi (2018). Upaya penyelamatan informasi melalui proses digitalisas Arsip Akta Kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekalongan. https://ejournal3.undip.ac.id

Soleh, Hartono. (2018). Pengelolaan Arsip Berbasis Digital dengan Menggunakan Tanda Tangan Elektronik dan Implementasi Aplikasi Arsip Menggunakan Arteri, Jurnal Dharma Bakti-LPPM IST AKPRIND Yogyakarta ISSN: 2614-2929 Vol. 1 No. 2 Edisi Oktober 2018,